La gestion stratégique des inscriptions (SEM) a célébré son 50e anniversaire en 2026, alors que les établissements d’enseignement supérieur font face à des pressions sur les inscriptions et à l’évolution des besoins des étudiants. La conférence annuelle, organisée par l’American Association of Collegiate Registrars and Admissions Officers (AACRAO) et tenue à Baltimore, a donné lieu à des discussions sur l’intelligence artificielle, les tendances démographiques et l’utilisation des données dans les décisions relatives aux inscriptions.

Melanie Gottlieb, directrice générale de l’AACRAO, a indiqué que la conférence attire le plus grand groupe de participants de l’association qui s’intéressent aux données. Elle a fait remarquer que l’IA pourrait rendre l’analyse des inscriptions plus accessible aux personnes qui n’ont pas de formation traditionnelle en données, tout en contribuant à automatiser certaines tâches et à dégager davantage de temps pour l’accompagnement personnalisé. Les intervenants ont insisté sur le fait que les étudiants ne doivent pas être considérés comme de simples chiffres.

Trois thèmes se sont dégagés : accompagner les étudiants au-delà du parcours universitaire traditionnel, faciliter les démarches d’inscription et reconnaître que la persévérance constitue un élément central de la gestion des inscriptions.

Les apprenants non traditionnels suscitent une attention accrue

Les séances ont porté sur les apprenants adultes, les anciens combattants et les élèves du secondaire qui suivent des cours universitaires dans le cadre d’une double inscription. Selon les intervenants, les établissements cherchent de plus en plus à dépasser le parcours traditionnel des élèves du secondaire, particulièrement dans les régions où le nombre de diplômés du secondaire diminue.

Un panel de l’Indiana University a indiqué que les pratiques d’inscription conçues autour d’un calendrier prévisible de candidatures et d’admissions peuvent ne pas convenir aux étudiants en ligne, qui doivent souvent concilier leurs études avec un emploi et des responsabilités familiales. Ces apprenants peuvent souhaiter obtenir une décision rapidement après leur candidature, au moment où ils sont prêts à commencer.

Le panel a également mis en garde contre le fait de considérer les étudiants en ligne comme un groupe homogène. Une étude interne d’IU Online a révélé qu’environ 11 % de ses étudiants étaient revenus après avoir interrompu leurs études pendant plus de deux ans ; 86 % de ce groupe avaient auparavant étudié en présentiel. Leurs besoins peuvent différer de ceux des étudiants qui ont commencé leur diplôme en ligne ou qui ont poursuivi leurs études sans interruption.

Une autre séance de la conférence a porté sur la reconnaissance des acquis, notamment ceux issus de la formation et de l’expérience militaires. Thomas Soule, de l’American Council on Education, a déclaré que des politiques claires et accessibles d’attribution de ces crédits peuvent contribuer à attirer les apprenants issus des forces armées.

Les établissements s’efforcent de réduire les obstacles à l’inscription

Les intervenants ont décrit les efforts déployés pour simplifier le parcours entre l’admission et l’inscription. À la National University of Health Sciences, Danny Hodorowski, nouvel agent de liaison auprès des étudiants, rencontre individuellement chaque étudiant admis, vérifie son dossier et l’aide dans des démarches comme les vérifications d’antécédents et la recherche d’un logement. Il a décrit ce travail comme une expérience d’intégration destinée à réduire les désistements estivaux. Il a précisé qu’il était encore trop tôt pour mesurer l’effet de ce poste sur le taux d’inscription.

Les intervenants spécialisés dans l’aide financière ont également souligné l’importance d’un langage clair. Les programmes de garantie des frais de scolarité, qui proposent de les prendre en charge pour les familles dont le revenu est inférieur à des seuils précis, peuvent rendre l’aide plus facile à comprendre en la présentant dans des termes familiers plutôt qu’avec le jargon du secteur. Jay Goff, de l’Université George Washington, a indiqué que des expressions telles que « besoin financier non couvert démontré » peuvent dérouter les familles. L’université a lancé sa Revolutionary Promise cet automne pour les étudiants dont le revenu familial est inférieur à 150 000 dollars.

Le panel d’IU Online a également relevé des possibilités de simplifier les admissions, notamment en réduisant le nombre de bureaux qu’un candidat doit contacter. Chris Foley, vice-président associé de l’université pour IU Online, a soutenu que le souhait d’un processus fluide ne doit pas être interprété comme de la paresse : les étudiants peuvent être disposés à consacrer du temps à leur formation, mais pas à des obstacles administratifs inutiles.

La persévérance fait partie de la gestion des inscriptions

Les intervenants de la conférence ont déclaré que le recrutement retient souvent davantage l’attention que le maintien des étudiants dans leurs études, même si la persévérance joue elle aussi un rôle essentiel dans les résultats en matière d’inscriptions. Stanley Henderson, ancien vice-chancelier à la retraite de l’Université du Michigan–Dearborn et consultant auprès de l’AACRAO, a expliqué que la responsabilité de la persévérance a historiquement été largement partagée, sans que les responsabilités soient clairement définies.

À l’Université du Wisconsin–Milwaukee, la persévérance constitue l’un des deux piliers d’un plan stratégique de gestion des inscriptions récemment lancé. Kay Eilers, qui dirige la Division de la gestion stratégique des inscriptions et de la réussite étudiante de l’université, a indiqué que cette initiative mobilise des personnes dans l’ensemble du campus, notamment des enseignants et des responsables de la vie étudiante.

Eilers a souligné que le maintien des étudiants dépend non seulement du recrutement, mais aussi de leur expérience en classe et dans la vie du campus. Les discussions de la conférence ont présenté la persévérance comme une responsabilité à l’échelle de tout le campus, plutôt que comme une tâche réservée aux bureaux chargés des inscriptions.

Sources: Inside Higher Ed.